[…] of failure and have less probability of leading  to transgressions.. Quantifying Financial Benefits from an Asset Performance Initiative   KPIs are very popular, most say they are a must, but unfortunately many organizations do not  adequately benefit  from their use. KPIs exist as a means of positively affecting results by  affecting individual and group behavior. For KPIs to be effective the results we are targeting must  be in line with the corporate objectives; the targets selected have to be attainable and a  communication strategy must be in place to create awareness of the KPI with those whose  behavior we are attempting to influence. The six basic rules of KPI development: • There must be an owner. • You must establish an aggressive, meaningful, and attainable target. • Impact on the parent KPI needs to be clearly defined. • The measuring method needs to be identified and should be as automatic  as possible. • An action plan must be defined and agreed upon in the  event that the target is not met. • There needs to be a communication plan in place prior to launching the KPI.    The plan needs to include a regular review of the KPI.  KPIs are used to manage the process to ensure successful results. KPIs, such as return on  investment, measure results of the process and in themselves cannot be managed. These are  called lagging  KPIs. The leading KPIs measure the process that will lead to Quantifying Financial  Benefits from an Asset Performance Initiative 9 the results. These can and should be managed.  The relationship between the leading and lagging KPIs can be clearly defined, as shown in the  following graphs.    07    Using Key Performance Indicators | two    Quantifying Financial Benefits from an Asset Performance Initiative   As shown in the above graph, return on investment is impacted by the currently exchange,  finished goods, work in progress, productivity, variable costs, and fixed costs. These, in turn,  are impacted by lower order KPIs. Examples of possible KPIs for each grouping are  listed in  the boxes. Please note that the finished goods and  work-inprogress levels are indirectly  impacted by a reliability initiative and have a dotted line from productivity. As the organization  develops more confidence in its ability to meet market demands through higher, more stable  productivity levels, these can be reduced. Each of the groupings can be subdivided many  times, as shown in the two following graphs. The impact of each lower-order KPIs on their  parent KPI can be defined.    One of the factors that impacts availability is maintenance related outages, and this is impacted  by maintenance efficiency and maintenance effectiveness. The latter is impacted by staffing,  program quality, and the proper use of technology. Further, children groupings can be defined. In some cases the leading KPI may affect more  than one parent. Quantifying Financial Benefits from an Asset Performance Initiative 10 We should  only define KPIs that impact the results we are trying to achieve and limit the number of KPIs to  that which we can properly manage and communicate. A deluge of KPIs will only confuse people   and reduce the overall effectiveness of the metrics. A progressive introduction of KPIs is  always preferred. 08    Using Key Performance Indicators | two    Unfortunately few organizations will publish detailed information concer ning their results as this  could help their competitors. Nonetheless, working closely with these companies, we were able  to quantify the benefits while ensuring anonymity through a normalization exercise. In turn, this  provides an ideal model that can be scaled to fit your specific situation and organization.  The following data does not include reduction in spares inventory, work in progress, or finished  goods. In all cases we only used labor savings related to contractor and overtime reductions and did not consider the internal resource reduction savings as the latter is often limited by the  […]